Zeitmanagement: Eine Frage der Priorisierung Wie wir lernen zu unterscheiden, was wichtig ist

Ein Bericht von Christina Schmidt | 18.02.2021

Jeder kennt es: Manchmal reichen 24 Stunden einfach nicht aus. Der komplette Tag besteht aus ToDos, man hat sich zu viel vorgenommen und sitzt am Abend unzufrieden zu Hause, weil man weder beruflich noch privat erledigen konnte, was man so dringend erledigen wollte - und vielleicht auch wirklich sollte. Wie schafft man es also, mit der vorhandenen Zeit umzugehen und sich selbst im Alltagsstress nicht zu vergessen? Genau das verrät dieser Blogbeitrag zum Thema Zeitmanagement: Ich zeige dir, wie dir durch das Setzen von Prioritäten wieder mehr Energie für dich bleibt.

Zeit - ein knappes Gut?

Sind 24 Stunden wirklich zu wenig? Das Gefühl haben in der heutigen Zeit viele. Was unter anderem daran liegt, dass wir uns mitunter sehr leicht ablenken lassen, zum Beispiel durch Social Media und alles, was dazugehört: Online-Shopping, Gaming, Instagram - es passiert ganz schnell, dass aus fünf Minuten eine Stunde wird.

Dann der Blick auf die Uhr mitsamt der Gewissheit, dass die nächste Verabredung in wenigen Minuten beginnt. Hektik ist vorprogrammiert, und wir sind direkt noch gestresster.

Bye bye, Zeitdiebe

Um meinen persönlichen Stresspegel herunterzufahren, habe ich mir eine handyfreie Zeit eingerichtet.

Für mich bedeutet das, dass ich nicht mehr als 30 Minuten in den Sozialen Medien verbringe. Schließlich weiß auch ich, wie schnell man sich in der virtuellen Welt verlieren kann und die Zeit vergisst. Mein Handy schaltet sich also automatisch nach 30 Minuten auf Social Media ab. So gelingt es mir besser, Zeit für mich selbst - meine absolute Priorität - in meinen Wochenplan zu integrieren und mir regelmäßig Pausen zu gönnen. Mein Tipp. Analysiere genau, was deine größten Zeitfallen sind.

Zeitmanagement gestalten: So geht’s

Es gibt wunderbare Methoden, die dir beim Einteilen deiner Zeit helfen können. Zunächst empfiehlt es sich, durch das Pareto-Prinzip deine Prioritäten in Form einer ABC-Analyse zu setzen. Hierbei wird zwischen verschiedenen Aufgaben unterschieden:
•    A-Aufgaben: wichtig, sofort zu machen, tragen zur Zielerreichung bei
•    B-Aufgaben: wichtig, müssen nicht sofort erledigt werden
•    C-Aufgaben: weniger wichtig, leichte und schnelle Erledigung
Die A-Aufgaben sollten 65 Prozent deiner geplanten Zeit in Anspruch nehmen, die B-Aufgaben 20 Prozent und die C-Aufgaben 15 Prozent. Mithilfe dieser Analyse kannst du nun deinen Zeitplan zusammenstellen.

Zeitmanagement

Kennst du schon das Eisenhower-Prinzip?

Die Ergebnisse deiner ABC-Analyse lassen sich sehr gut ins Eisenhower-Prinzip integrieren. Hierbei werden Aufgaben vor allem nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeordnet.

Weniger Wichtiges, das nicht dringlich ist, bleibt zunächst liegen, während ein wichtiges und dringliches ToDo sofort erledigt wird. Dinge mit zeitlichem Puffer werden terminiert, weniger Wichtiges, das aber schnell getan werden muss, auch mal delegiert.

Noch mehr Tipps erwünscht?

Das Eisenhower-Prinzip hilft mir zuverlässig beim Priorisieren meiner Aufgaben. Zudem beziehe ich meine Tageskurve mit ein, wenn ich meinen Zeitplan erstelle.

Das bedeutet: Ich schaue, zu welcher Tageszeit ich am produktivsten bin. Außerdem verplane ich nie meine gesamte Zeit, damit ich auch Zeit für unvorhersehbare Dinge habe. Ich finde übrigens auch, dass es wichtig ist sich zu belohnen, wenn man an einem Tag viel geschafft und seinen Plan eingehalten hat. Das kann beispielsweise mit einem leckeren Stück Kuchen geschehen und auch durch einen imaginären Schulterklopfer. So motiviert man sich, kommende Aufgaben ebenso erfolgreich zu bewältigen. Dieses Schema lässt sich auch für die Berufswelt anwenden.

Apropos Berufswelt …

Bei der Volksbank Kraichgau, meinem Arbeitgeber, werden den Mitarbeitenden durch die Betriebliche Gesundheitsförderung verschiedene Maßnahmen angeboten, wie zum Beispiel das Seminar „Selbstmanagement und Arbeitsorganisation“. Vielleicht kannst du ja auch mal bei deinem Arbeitgeber nachfragen, ob ähnliche Seminare ermöglicht werden.

PS: Und nicht vergessen: Es kann nicht schaden, öfter mal den Papierkorb zu benutzen und „Nein“ zu Dingen zu sagen, die nicht wichtig und dringend sind.

 

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