Hinter den Kulissen der Finanzsicherheit

Kontrollabteilungen im Fokus (Teil I)

Ein Bericht von Christina Mildenberger | 27.November 2023

Fehler?
Ich gebe zu: ich bin sehr gespannt auf meine zweitägige Hospitation in der Marktfolge Passiv Wertpapiere (MFWP). Im Rahmen meiner neuen Tätigkeit als Prozessorganisatorin, mit der Zuständigkeit für das Wertpapiergeschäft, erhalte ich Einblicke in die Arbeit meiner Kolleginnen in Rauenberg, um die Hintergründe der Prozesse rund um das Wertpapiergeschäft besser zu verstehen. Sehr gespannt bin ich vor allem, weil mir die Abteilung MFWP vor nicht allzu langer Zeit ein ungutes Gefühl vermittelte, obwohl meine Kolleginnen immer freundlich und hilfsbereit waren. Grund hierfür: Die Nachrichten meiner Kolleginnen hatten meist etwas damit zu tun, dass ich bei einer Wertpapierdokumentation oder -beratung etwas falsch gemacht oder vergessen hatte. Aber keine Angst: Diese Fehler hatten nichts mit meiner Beratung an sich zu tun, sondern mit der dazugehörigen Dokumentation. Und leider gibt es viele Fehler, die man hierbei machen kann.

Unterschiedliche Sichtweisen
Häufig, so erfahre ich im Gespräch mit meiner Kollegin Melanie Ott, werden die Lebenshaltungskosten oder Vermögenswerte nicht richtig erfasst, beziehungsweise falsch zugeordnet. „Beraterinnen und Berater kennen Ihre Kundinnen und Kunden. Sie können sehr gut beurteilen, ob ein Kauf oder Verkauf von Wertpapieren sinnvoll ist oder nicht. Wir hingegen sehen nur die Dokumentation und können die Plausibilität allein auf Grund der angegebenen Daten beurteilen.“ Diese zwei Sichtweisen sind gänzlich unterschiedlich, merke ich. Es ist ein Unterschied, ob ich Zahlen vor mir habe, oder Menschen.

Schwerwiegende Verstöße und ihre Folgen
Das Wertpapierhandelsgesetzt (WpHG) schreibt jedoch enge Richtlinien für Wertpapiergeschäfte vor, die Finanzinstitute einzuhalten haben. Diese Vorgaben werden durch Prüfer:innen der Bankenfinanzaufsicht (BaFin), sowie durch Verbandsprüfer:innen kontrolliert und in berechtigten Fällen - bei schwerwiegenden Verstößen - auch geahndet. Diese Vorgaben sind richtig und wichtig, um Falschberatungen gar nicht erst entstehen zu lassen oder, sofern vorhanden, schnell aufzudecken. Die Folge von schwerwiegenden Verstößen kann für Banken gravierend sein und, im Worst-Case-Szenario, zum Einstellen des Wertpapierhandelsgeschäfts führen. Die Einhaltung der dazugehörigen Gesetze übernimmt im Eigengeschäft, wie auch im Kundengeschäft, die MFWP.

Die Kontrolle, die selbst kontrolliert wird
Im Laufe des Tages merke ich immer mehr: Meine zehn Kolleg:innen der MFWP, Helen Rotermund, als Führungskraft und Thomas Hummel, als Abteilungsleiter der Marktfolge Wertpapiere, sind eine „Kontrolle“, die selbst durch Prüferinnen und Prüfern kontrolliert wird. Ihre Aufgabe ist es Kundinnen und Kunden vor einer Falschberatung, Beraterinnen und Berater vor (arbeits-)rechtlichen Konsequenzen und die Bank vor dem Verlust des Wertpapierhandelsgeschäfts zu schützen. Sie geben Hinweise und helfen dabei, die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten.


Vertrauen und Zuverlässigkeit
Bei einer kurzen gemeinsamen Tee- und Kaffeepause spreche ich mit meinen Kolleg:innen über deren Arbeit in der Marktfolge Passiv Wertpapiere. Ich fühle mich pudelwohl und bin vom Arbeitsklima dieser Abteilung begeistert. Sieben der Kolleg:innen arbeiten in Teilzeit - vier Kolleg:innen, darunter Führungskraft Helen Rotermund, in Vollzeit. Auf Grund der teils unterschiedlichen Arbeitstage bedarf es einer klaren Kommunikation, einer sehr guten personellen Führung, gegenseitigem Vertrauen und Zuverlässigkeit. Meine Kollegin Heike Haag würde ihren Arbeitsplatz nicht Tauschen wollen: „Wir sind ein tolles Team und können uns immer aufeinander verlassen. Zudem haben wir eine Führungskraft, die uns den Rücken freihält, ein umfangreiches Fachwissen hat und bei Änderungen oder Neuerungen ausreichend Hintergrundinformationen weitergibt.“

 

Hinter den Kulissen der Finanzsicherheit

Orders per Fernschreiben
Heike Haag ist die dienstälteste Mitarbeiterin der MFWP. Sie arbeitet seit 42 Jahren im Backoffice und hat bereits 45 Jahre Berufserfahrung. Ein großer Mehrwert ihrer Arbeitsstelle stellt für sie nicht nur das tolle Team dar, sondern auch die Möglichkeit zur mobilen Arbeit und die Abwechslung. „Man lernt immer wieder Neues dazu.“ Seit meine Kollegin in der Marktfolge Wertpapiere arbeitet hat sich viel geändert. „Früher wurden Orders per Fernschreiben aufgegeben. Außerdem gab es Tafelgeschäfte.“ Diese Art von Geschäften gibt es heute nicht mehr, da zur Aufdeckung und Vermeidung von Steuerhinterziehungen, sowie zum Anlegerschutz, die Gesetze und Vorgaben immer weiter ausgebaut und verschärft wurden.

Unterstützung
Das Aufgabengebiet der MFWP ist groß - die Themen, die es zu kontrollieren gilt, vielfältig. Dies erfordert ein tiefes Fachwissen und ist auch der Grund, warum das Team um Helen Rotermund „Zweigeteilt“ arbeitet. Ein Teil meiner Kolleg:innen konzentriert sich auf das Mandatsgeschäft und die Kontrolltätigkeiten hierzu, während sich ein anderer Teil mit der Beratung und Dokumentation rund um das Wertpapiergeschäft in der Kundenberatung beschäftigt. Hinzu kommt die Abwicklung, Verschlüsselung und Erfüllung der Meldepflichten rund um die US-Quellensteuer, die seit einer umfangreichen Steuerrechtsreform im Jahr 2018 eine weitere Herausforderung mit sich bringt. Bei so vielen Änderungen und Neuerungen ist es für das MFWP-Team nicht verwunderlich, dass die Kolleginnen und Kollegen am Markt sogenannte „Fehler“ machen. Sie haben großes Verständnis für Nachfragen und unterstützen gerne, wo sie können. Die Hilfsbereitschaft ist etwas, was mir während meiner Hospitation besonders auffällt. Eingehende Telefonanrufe werden freundlich entgegengenommen, kompetente Hinweise zur Bearbeitung von Dokumentationen weitergegeben und, sofern erforderlich, Antworten nach eingehender Recherche nachgeliefert. Nein, die MFWP ist wirklich keine böswillige „Kontrolle“ und auch keine Abteilung, die sich auf das Suchen von Fehlern spezialisiert hat. Die Kolleginnen dieser Abteilung sind freundliche und kompetente Hinweisgeber:innen, zum Schutz vor finanziellen Schäden und Reputationsschäden – sowohl für Kund:innen, die Mitarbeitenden als auch die Volksbank Kraichgau als Unternehmen.

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